Pravni členi GDPR podrobno opisujejo imenovanje uradne osebe za varstvo podatkov (DPO), njen položaj in naloge v treh različnih razdelkih. Postavlja se vprašanje, pod katerimi pogoji je imenovanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov za vaše podjetje ne le neobvezno, temveč tudi obvezno po GDPR?
V tem članku odgovarjamo na to vprašanje in se podrobneje seznanimo z odgovornostmi pooblaščene osebe za varstvo podatkov ter predstavimo razlike med interno in zunanjo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.
Kakšne naloge ima pooblaščena oseba za varstvo podatkov?
Vloge in odgovornosti pooblaščene osebe za varstvo podatkov GDPR
Vloga pooblaščene osebe za varstvo podatkov je, da deluje kot most med vašim podjetjem in regulatorji. Je osrednjega pomena za upravljanje varstva podatkov in spremlja skladnost z GDPR in drugimi ustreznimi zakoni o varstvu podatkov. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov bi morala biti sposobna svetovati vašemu podjetju glede morebitnih izzivov glede varstva podatkov in spodbujati preventivne ukrepe, na primer z usposabljanjem vaših zaposlenih.
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov mora v skladu z GDPR opravljati naslednje naloge
- Zagotavljanje skladnosti: spremljanje skladnosti z vsemi ustreznimi zakoni in predpisi o varstvu podatkov.
- Spremljanje procesov: to vključuje spremljanje ocen učinka na varstvo podatkov za oceno tveganj pri obdelavi podatkov.
- Usposabljanje in ozaveščanje zaposlenih: spodbujanje znanja o varstvu podatkov med zaposlenimi.
- Sodelovanje z nadzornimi organi: Delovanje kontaktne točke za organe za varstvo podatkov.
- Dostopnost in svetovanje: Uradna oseba za varstvo podatkov mora biti vedno dostopna, da lahko učinkovito obravnava vprašanja varstva podatkov.
- Vodenje evidenc: Vzdrževanje podrobnih evidenc o dejavnostih obdelave podatkov organizacije.
- Izogibanje navzkrižju interesov: DPO ne bi smel biti v navzkrižju interesov.
Kdo potrebuje pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v skladu z GDPR?
Vsaka javna organizacija potrebuje pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, zasebna podjetja pa morajo imenovati pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, če njihove dejavnosti obdelave podatkov izpolnjujejo določene kriterije. Če že veste, da obdelujete osebne podatke, je naslednji razdelek pomemben za vas, saj obdelava takih podatkov zahteva posebno skrb in pozornost v skladu z GDPR.
Kdaj je po GDPR potrebna pooblaščena oseba za varstvo podatkov?
Obveznost imenovanja DPO v skladu z GDPR nastane, ko obdelava osebnih podatkov s strani podjetja izpolnjuje določene kriterije:
- Glavna dejavnost družbe je opravljanje dejavnosti, ki po svoji naravi, obsegu in ciljih zahtevajo redno in sistematično intenzivno spremljanje posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki .
- Glavne dejavnosti vključujejo obsežno obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov po 9. členu GDPR ter podatkov o kazenskih obsodbah in prekrških po 10. členu GDPR.
Poleg tega GDPR zahteva imenovanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov za vsak javni organ ali organizacijo (razen za sodišča pri njihovi sodni dejavnosti).
Notranji ali zunanji pooblaščenec za varstvo podatkov?
Odločitev, ali je za vašo organizacijo boljši notranji ali zunanji pooblaščenec za varstvo podatkov (DPO), je odvisna od dveh dejavnikov: posebnih potreb vaše organizacije in vaših virov. Notranji pooblaščenec za varstvo podatkov je lahko učinkovita izbira, če ustrezno strokovno znanje v organizaciji že obstaja, saj lahko to delovno mesto prevzame ali učinkovito razvija zaposleni v organizaciji. Po drugi strani pa, če je za izvajanje varstva podatkov potrebna visoka raven strokovnega znanja, objektivnosti in učinkovitosti, je lahko izbira zunanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov koristna. Naš partner, akreditirani zunanji ponudnik storitev DPO , ponuja strokovno podporo, ki izpolnjuje ta merila.
Spodaj povzemamo prednosti in slabosti obeh možnosti:
Interni pooblaščenec za varstvo podatkov
Prednosti
- Poznavanje podjetja: Interni DPO zelo dobro poznajo podjetje, njegove procese in zaposlene, kar omogoča globlje vključevanje varstva podatkov v dnevne procese.
- Stroški: Pogosto cenejši, ker ni treba zaposliti novega sodelavca in ni stroškov zunanjega svetovanja.
Slabosti
- Konflikti virov in nalog: Dodatne naloge DPO lahko otežijo obvladovanje obstoječe delovne obremenitve. Morda bo treba zaposliti novega delavca.
- Varstvo pred odpuščanjem: Glede varstva pred odpuščanjem obstajajo zakonske posebnosti, ki lahko otežijo kadrovske odločitve.
Zunanja pooblaščena oseba za varstvo podatkov
Prednosti
- Specializirano strokovno znanje: Zunanji uradniki za varstvo podatkov so pogosto visoko usposobljeni in vedno obveščeni o najnovejšem razvoju zakonodaje o varstvu podatkov.
- Objektivnost: S svojim zunanjim položajem lahko DPO ponudijo bolj objektiven pogled na vprašanja varstva podatkov v podjetju.
- Sprejemanje: sveti delavcev in zaposleni pogosto obravnavajo zunanje uradnike za varstvo podatkov kot bolj nevtralne, kar lahko olajša sodelovanje.
Slabosti
- Dostopnost: Zaposleni se morda obotavljajo obrniti na zunanjega DPO z vprašanji ali težavami.
Ne glede na izbiro notranjega ali zunanjega DPO ima končno odgovornost za varstvo podatkov podjetje. Zato je priporočljivo skrbno oceniti tako notranje zmogljivosti kot zunanje možnosti, da bi zagotovili optimalno rešitev za vaše podjetje.
Zaključek
Odločitev, ali in katera vrsta pooblaščene osebe za varstvo podatkov (notranja ali zunanja) je najboljša za vaše podjetje, mora temeljiti na temeljiti oceni vaših posebnih potreb.
Za več informacij in strokovno podporo obiščite spletno stran našega partnerja , izkušenega ponudnika zunanjih DPO storitev. Uporabite njihovo strokovno znanje za učinkovito upravljanje vašega podjetja v skladu z GDPR in hkrati optimizirajte standarde varstva podatkov.
